Office 365. ¿Por qué pagar más, si POP3 es más barato?
Por qué triunfa el correo colaborativo Microsoft Office 365 frente al estándar POP.
Es claro que soluciones de correo colaborativo en la nube, como Microsoft Office 365, tienen cada vez más protagonismo. Me refiero concretamente al área gestión de correo electrónico en el entorno empresarial.
Cuando uno ve el coste que tiene, por ejemplo, el plan E1 (3,30€ x usuario x mes) uno se preguntará: «¿Pero porqué tengo que pagar tanto, si ahora tengo 50 correos por 100€ al año?». Pues es como todo, sólo cuestión de evaluar claramente las ventajas que aporta y decidir si lo que aporta es mayor que lo que cuesta, como todo en informática. Intentaré resumirlo aquí:
Tamaño del buzón: Muchos buzones POP suelen tener un almacenamiento limitado, entre 2 y 5Gb normalmente. Office 365 dispone de 50Gb por buzón, en su modalidad más económica.
Almacenado de elementos: Usando correo POP, los correos se descargan en el PC concreto donde se configura, y los emails enviados o contestados, quedan en el mismo. Si compartimos nuestra cuenta con el teléfono móvil, los mismos correos deberán ser leídos de nuevo en él, y los enviados desde el dispositivo quedarán en él. En resumen, nuestros correos estarán dispersos. Por contra, en Office 365, el correo siempre es guardado en los servidores de Microsoft, por lo que no importa desde dónde se lea, escriba o conteste un correo, siempre estará accesible desde cualquier dispositivo.
Sincronización: Un buzón POP sólo pueden ser sincronizados los mensajes recibidos, y de forma básica (sin sincronización de leídos/no leídos). En Office 365, la sincronización es total, de todos los elementos entre todos los dispositivos (Correo, contactos y calendarios). NOTA: Podríamos usar IMAP en lugar de POP, pero tendríamos problemas con el límite de tamaño de los buzones.
Acceso webmail: Las interfaces web del correo POP son realmente básicas y visualmente pobres, con apariencia muy diferente a Outlook. Office 365 permite usar una interfaz web prácticamente idéntica a Outlook, mucho más completa, intuitiva y conocida.
Colaboración en línea: Muy útil en las empresas, compartir calendarios, contactos y buzones de correo (correo delegado), está contemplado en Office 365. Esto en correo POP no existe.
Organización: El correo POP dispone los correos de forma secuencial cronológica, sin embargo Office 365 permite organizar los correos en «conversaciones», lo cual permite realizar un ágil seguimiento de los correos recibidos y contestados, cuestión imposible con POP.
Seguridad: Los correos POP, se guardan en el equipo cliente. Si se pierden, se pierden todos, ya que en el servidor sólo se guardan parcialmente (los últimos días). En Office 365, todos los correos, calendario y contactos se guardan en los servidores Microsoft. NOTA: A nivel empresarial, en el caso de prescindir de los servicios de un empleado o comercial, es fácil tener el control de la información en la empresa, de forma inmediata.
Movilidad: POP sólo permite configurar el correo en los dispositivos móviles. Office 365, permite configurar todo: correo, calendario, contactos e incluso notas y en cualquier sistema (Android, IOS, Windows Phone)
Protección: Con POP, no existen directivas de seguridad, y los servicios antispam son opcionales. Con Office 365, los buzones de correo están protegidos contra SPAM y malware a través de la protección en línea de Microsoft.
Ahora es fácil, simplemente tenemos que valorar todo el ahorro de tiempo y seguridad que Office 365 puede aportar a nuestra empresa, y podremos decir qué es más caro. «Tenerlo o no tenerlo».
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