Taller Office 365

office 365

Este miércoles 11 de enero tuvimos el placer de impartir una charla informativa en AEDAF Murcia, la Asociación Española de Asesores Fiscales, sobre uno de nuestros productos estrella, el Office 365.

Se trata de una plataforma online con todas las prestaciones que ofrece el Office convencional pero con los beneficios de poder acceder desde cualquier lugar estés o no conectado a internet, ya que todos los archivos se encuentran alojados en la nube.

Además, puedes acceder al correo, calendarios compartidos, e incluso llevar a cabo conferencias web para hasta 250 participantes, con pantalla compartida, audio y video, pizarras virtuales, encuestas y notas compartidas.

 

¡Disfruta de todas estas ventajas para tu empresa!

 

  • Está disponible como una simple suscripción mensual.
  • Siempre está actualizado. No se necesitan revisiones o actualizaciones.
  • Sin servidores que ejecutar para el correo electrónico, sitios web y almacenamiento de documentos, reducirá costes de energía y ahorrar ya que no tendrá que comprar hardware de servidor nuevo.
  • Simplifica las licencias proporcionando a cada usuario tecnología vital para cualquier negocio en 5 PC/Mac y 5 dispositivos móviles. Ahorrando dinero en comparación con las licencias tradicionales, por dispositivo.
  • Proporciona muchos planes para adaptarse a las distintas necesidades de capacidad y precio de cada empresa.

Iniciar nuevo ejercicio en a3ERP

Inicio de nuevo año de facturación en a3ERP

Como cada final de año, toca configurar algunas opciones y realizar algunos procesos para iniciar correctamente el nuevo ejercicio en a3ERP. A continuación les detallamos los documentos con los pasos a seguir:

2.       Cambio Serie Cuotas
4.       Cierre Contable
Es conveniente para las empresas leer y revisar estos documentos para evitar problemas de facturación. En caso de cualquier otra duda o consulta pueden crear el correspondiente ticket de soporte.

SII. EL 1 DE JULIO DE 2017 SE PONDRÁ EN MARCHA

Agencia Tributaria promotora de SII

SII. APROBADO POR EL CONSEJO DE MINISTROS EL SII PARA 62.000 EMPRESAS

El Gobierno pone en marcha el denominado Suministro Inmediato de Información (SII), también conocido como IVA online, que entrará en vigor el 1 de julio de 2017, lo que obligará a las empresas sometidas a la nueva norma, inicialmente 62.000, a acelerar la adopción de los cambios tecnológicos que les permitan cumplir con la norma.

El pasado viernes el Consejo de Ministros aprobó un Real Decreto que contempla una serie de medidas destinadas a la prevención y corrección del fraude fiscal, fundamentalmente en el ámbito del IVA mediante la puesta en marcha del nuevo sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) que permitirá a la Agencia Tributaria obtener información casi en tiempo real de las transacciones y, por tanto, mejorar el control tributario. Ver BOE

SUMINISTRO INMEDIATO DE INFORMACIÓN (SII)

Con las modificaciones introducidas en el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido se instaura un nuevo sistema de gestión del IVA basado en la llevanza de los Libros Registro del impuesto a través de la Sede electrónica de la AEAT mediante el suministro casi inmediato de los registros de facturación.

El “Suministro Inmediato de Información” (SII) supone una mejora sustancial en la relación de comunicación entre la Administración y el contribuyente, puesto que va a permitir tener una relación bidireccional, automatizada e instantánea. A su vez se configura como una novedosa herramienta, tanto de asistencia al contribuyente, como de mejora y eficiencia en el control tributario. El impacto económico del SII se estima en 700 millones de euros, repartido por igual entre 2017 y 2018.

El SII consiste, básicamente, en el suministro electrónico de los registros de facturación, integrantes de los Libros Registro del IVA. Para ello, deben remitirse a la AEAT los detalles sobre la facturación por vía electrónica de manera que, con esta información se vayan configurando, prácticamente en tiempo real, los distintos Libros Registro. En el supuesto de facturas simplificadas, emitidas o recibidas, se podrán agrupar, siempre que cumplan determinados requisitos, y enviar los registros de facturación del correspondiente asiento resumen.

El colectivo que va a ser incluido obligatoriamente en el SII está integrado por unos 62.000 contribuyentes que representan, aproximadamente, el 80 por 100 de la facturación empresarial del país. En concreto, serán incluidos obligatoriamente en el SII los contribuyentes inscritos en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDEME), las grandes empresas (aquellas que cuenten con una facturación anual de más de seis millones de euros) y los grupos de IVA. De forma opcional, cualquier otro contribuyente que no reúna estos requisitos puede optar por el sistema.

A PARTIR DEL 1 DE JULIO DE 2017

La nueva norma entrará en vigor el 1 de julio de 2017 y establece un plazo general de cuatro días para la remisión electrónica de la información desde la fecha de expedición de la factura, o desde que se produzca su registro contable (excluidos sábados, domingos y festivos nacionales). Sin embargo, durante el primer semestre de vigencia del SII, los contribuyentes tendrán un plazo extraordinario de envío de la información que será de ocho días (también excluidos sábados, domingos y festivos nacionales).

Según Alberto Redondo, director de Marketing de SERES para España y Latam, “de todas las fechas que había encima de la mesa para el lanzamiento del SII, la del 1 de julio ha sido la más urgente. Por un lado, demuestra el peso estratégico de este proyecto para la Agencia, y, por otro, confirma una de las realidades que hemos ido advirtiendo en estos tiempos de parón, las empresas obligadas se van a tener que poner manos a la obra ya. Nos espera un 2017 cargado de pruebas, cambios y prisas”.

VENTAJAS

Los contribuyentes incluidos en el SII, para los cuales el plazo de autoliquidación del IVA será mensual, verán ampliado en diez días su plazo de presentación de las autoliquidaciones, pasando, con carácter general, del 20 al 30 de cada mes siguiente, salvo febrero, donde el plazo concluirá el último día del mes.

Además, el SII moderniza y estandariza la forma de llevar los tradicionales Libros Registro de IVA y conlleva para los obligados tributarios incluidos en el mismo una reducción de sus obligaciones formales, suprimiendo la obligación de presentación de los modelos 347 (operaciones con terceros), 340 (información sobre Libros Registro) y 390 (resumen anual del IVA).

Otras de las ventajas inherentes a este nuevo sistema son la posibilidad de prestar una mayor asistencia al contribuyente al ofrecerle datos de contraste de la información procedente de terceros y la disminución de los requerimientos de información por parte de la AEAT, ya que muchos de los requerimientos actuales tienen por objeto solicitar los Libros Registro, las facturas o los datos contenidos en las mismas para comprobar determinadas operaciones. Ello puede implicar la reducción de los plazos de realización de las devoluciones, al disponer la AEAT de la información en tiempo casi real y de mayor detalle sobre las operaciones.

CAMBIOS EN LA FACTURACIÓN

El SII implicará la reforma y adaptación de los mecanismos de facturación de estas empresas. “Las empresas que ya estén utilizando la Factura Electrónica, sobre todo en recepción, lo tendrán más fácil, puesto que será un gran aliado para cumplir con los nuevos requisitos tributarios debido a la necesidad de inmediatez en la respuesta y la cantidad de información a suministrar”. 

El SII será obligatorio para un colectivo de 62.000 contribuyentes: grandes empresas, grupos de IVA e inscritos en el régimen de devolución mensual, un colectivo que representa el 80% de la facturación total de los sujetos pasivos de IVA en España; y el resto podrá acogerse voluntariamente.

CONTROL HORARIO DE LOS TRABAJADORES

Control de presencia por huella dactilar

 

CONTROL HORARIO OBLIGATORIO POR LEY

Es obligación del empresario realizar un control horario efectivo de la jornada de trabajo de todo el personal, tanto de los contratados a tiempo parcial como de los contratos a jornada completa, según la Sentencia nº 207/2015, de la Sala de lo Social de la Audiencia Nacional de 4 de diciembre de 2015, por lo que todas las empresas deben tener implantado un sistema de registro de la jornada diaria de sus trabajadores. Es por ello, por lo que la Inspección de Trabajo ha iniciado una nueva campaña para controlar las horas extras y el registro de la jornada. Todas las empresas necesitan tener un control horario de sus trabajadores.

 

ASPECTOS DE ESTA NUEVA CAMPAÑA

La Instrucción 3/2016 de la Inspección de Trabajo, sobre intensificación del control en materia de tiempo de trabajo y de horas extraordinarias, ha promovido una nueva campaña con la finalidad de aumentar la vigilancia y control sobre las empresas para detectar posibles infracciones. Los objetivos de la campaña se contemplan en dos vertientes:

1. De un lado, intensificar el control del cumplimiento de la normativa sobre tiempo de trabajo, en general, y de las horas extraordinarias en particular (máximo 80 horas al año), así como asegurar que se lleva a cabo la adecuada remuneración y cotización de las horas trabajadas.

2. De otro, se vigilará el cumplimiento de la obligación de realizar el registro diario de la jornada y que se respetan los derechos de información de los representantes de los trabajadores en la materia.

Si como empresario tienes contratados trabajadores, la Ley te obliga a llevar un registro del horario de tus empleados. Será indiferente que estén contratados a jornada completa o a tiempo parcial. A su vez, debes de implantar sistemas de control para elaborar y gestionar el registro de la jornada laboral. El registro diario de jornada debe existir en todas la empresas de forma obligatoria independientemente del tamaño de las mismas. También es indiferente la actividad que vengan ejerciendo.

 

¿QUÉ EMPRESAS SERÁN SANCIONADAS?

Los principios orientadores para seleccionar a las empresas que serán inspeccionadas se focalizarán en estos dos criterios:

1. Número de trabajadores. Se seleccionarán empresas entre 4 y 50 empleados.

2. Sector de actividad. Se seleccionarán empresas que ejerzan las siguientes actividades:

  • Industria manufacturera (en concreto, empresas que pertenezcan a la industria de la alimentación, textil y confección de prendas de vestir, industria del cuero y del calzado, artes gráficas y fabricación de muebles).
  • Comercio en general, incluyéndose tanto el que se ejerce al por mayor como el minorista.
  • Reparación de vehículos a motor y motocicletas.
  • Servicios financieros (excepto seguros y fondos de pensiones).
  • Actividades sanitarias y de servicios sociales.
  • Hostelería.

Durante las actuaciones de la Inspección se prestará atención a cuestiones generales, tales como el cumplimiento de las obligaciones formales (actividad de la empresa y horario, plantilla, tipos de contratos, registro de jornada diario, realización de horas extraordinarias, etc.), así como entrevistas personales con los trabajadores y, en su caso, los representantes sindicales.

 

HORAS EXTRAS

Hasta ahora, era el trabajador quien debía acreditar que había realizado horas extras, en el momento de reclamarlas. Pero esto ha cambiado.

A raíz de la Sentencia de la Audiencia Nacional de fecha 4 de diciembre de 2015, se establece como obligatorio el registro de las jornadas diarias de los trabajadores, con independencia de que sean empresas grandes o pequeñas, mediante el control horario manual o automatizado.

Acciones a realizar rigurosamente a partir de ahora

1. Realizar diariamente el registro de horas de todos los trabajadores, con independencia de que tengan contratos a tiempo completo o a tiempo parcial y que realicen horas tanto extraordinarias como complementarias o que no las hagan.

2. Los horarios de trabajo deberían de coincidir con el número de horas que reflejan los contratos de trabajo, pues sin duda se trata de evitar el fraude en la contratación y controlar por parte de la Autoridad Laboral el exceso de jornada ordinaria de trabajo. Por lo que la Inspección de Trabajo entiende, que los trabajadores fuera de los horarios de trabajo no deben de permanecer en los centros, para evitar por ejemplo, posibles accidentes de trabajo.

Los registros deberán estar cumplimentados y a disposición de la Inspección de Trabajo, lo que se os solicitará si sois objeto de una visita. Además, en el momento de la misma, los registros deben encontrarse actualizados y firmados y, como hemos indicado, coincidentes con el número de horas reflejadas en el contrato. Además existe la obligación de conservarlos durante un período de cuatro años.

 

SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO

En caso de incumplimiento de estas obligaciones por parte del empresario: De comprobarse falta alguna en el registro el contrato del trabajador contratado a jornada parcial se presumirá automáticamente a jornada completa.

Si el incumplimiento se debiera a cuestiones formales o documentales se contemplaría una multa de entre 60 y 625 euros por una infracción considerada leve.

Dándose el caso de incumplimiento en materia de jornada, la imposición de multa sería a partir de los 626 euros con un grado máximo de 6.250 euros.

Igualmente, informar que a partir de ahora la Inspección de Trabajo podrá exigir el registro de la jornada de todos los trabajadores y justificantes de entrega del control mensual de horario, aunque no se realicen horas extraordinarias, ya que a falta de dicha obligación, el Organismo en cuestión podrá levantar Acta de Infracción en materia de Relaciones Laborales por incumplimiento de las obligaciones estipuladas en la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social.

¿Cómo evitar las  sanciones ?

Para evitar estas multas de la Inspección (pueden ser de hasta 6.250 euros), registra día a día la jornada de todos tus trabajadores. Para ello:

El registro de la jornada debe ser diario e incluir el control horario concreto de entrada y salida de cada empleado.

No es válido entregar un cuadrante horario o el horario de aplicación en tu empresa, ya que estos documentos se elaboran con carácter previo a la prestación de servicios. Es decir, no incluyen las horas efectivamente trabajadas en el período.

 

INFORMACIÓN REQUERIDA (MODELOS)

Llegado este punto resulta fundamental para el empresario el registro del control horario de la jornada por lo que debes disponer de una plantilla para gestionar su control y hacer una posterior entrega al trabajador.

Tu empresa es libre de elegir el modelo o tipo de registro que quiera para cumplir con esta obligación. Por ejemplo, el registro se puede llevar de forma electrónica mediante un sistema de fichajes (con tarjeta, huella dactilar…). También puede llevar un registro manual en papel con la firma del trabajador.

Aunque no existe un modelo oficial, el documento debe contener la siguiente información:

  • Identidad de la empresa.
  • Identificación del trabajador.
  • Especificación de la jornada de trabajo recogida en el contrato de trabajo.
  • Detalle de las horas laborales, ordinarias y complementarias, realizadas y desglosadas por día efectivo de trabajo.
  • Firma del representante legal de la empresa.
  • Recibo del trabajador.

 

Control horario por llavero RFID
Control horario por llavero RFID

 

SOLUCION TECNOLÓGICA

La mejor solución tecnológica para no tener que realizar la llevanza de registros manuales, archivo físico y tareas de cálculo manual, es la instalación de terminales de registro de presencia, con el correspondiente software que permitirá explotar los datos que se generan diariamente y utilizarlos para presentarlos cuando sean requeridos por una inspección, o bien para utilizarlos como base para el pago de horas e incentivos a los propios trabajadores de la empresa.

Los sistemas más usados con los de tarjeta o llavero radiofrecuencia (RFID). Una tarjeta o dispositivo en el llavero del trabajador, que al ser aproximado al terminal, detecta la presencia y registra sus entradas, salidas y pausas (almuerzo, café, fumar, médico, etc.). Y por otro lado, la opción más fectiva de control horario, el sistema de huella dactilar, que evita la picaresca de que un trabajador deje a otro su tarjeta RFID para que “fiche” por él, en su ausencia o ante un eventual retraso en la entrada al trabajo.

Si deseas más información, rellena el formulario adjunto y te llamamos. +INFO

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